Tedarikçi ilişkilerini geliştirmek için uygulayabileceğiniz 10 öneri…
Tedarikçileriniz ile iyi anlaşırsanız, projeleriniz çok daha düzenli ilerleyecek ve sorumluluk paylaşımıyla sağlıklı tedarikçi ilişkileriniz olacaktır.
Müşteri memnuniyetiyle ilgili birçok tavsiye vardır. Buna karşılık olarak, müşterinin de tedarikçilerle iyi ilişkileri koruması gerekir. Hemen, “Ben müşteriyim, ben ne dersem o olur” gibi düşüncelere kapılabilirsiniz, fakat sonunda tedarikçilerinizi kaybedeceğiniz gibi, kalan işinizi de aradaki sözleşmeler gereği mecburen isteksizce veya uygunsuz bir şekilde yapacaklardır. Tedarikçi ilişkilerinizi olabilecek en iyi seviyede sürdürmenize destek olacak aşağıdaki 10 öneriyi uygulayabilirsiniz;
1) Zamanında ödeme yapın
Tedarikçinizin iflasına destek olmak isterseniz, ödeme yapmamayı deneyin. Nedendir bilinmez ama bazı müşteriler zamanında ödeme yapmamanın daha uygun olduğunu düşünür. Bazıları ise ödememeyi, restorana düşük bahşiş bırakmak gibi memnuniyetsizliğinin bir işareti olarak kullanır.
Bazen bu problem, müşteriyle tedarikçinin ödeme zamanı konusunda fikir ayrılığına düşmesi kadar basittir. Müşterinin pazarlık aşamasında dile getirilmediği örneğin “Net 60” şeklinde ödeme politikası olabilir. Böyle bir durumda bir kaç ay ödeme gelecek diye beklemek tedarikçilere sürpriz olur. Dolayısıyla pazarlık aşamasında ödeme zamanlaması konusunda anlaştığınıza emin olmalısınız.
2) Pazarlarını öğrenin
Tedarikçi ilişkilerini yönetirken, onların ürün ve hizmetlerini sundukları pazarı bilmeniz gerekir. Tabi ki imkanınız varsa başlarına bela olmak için değil, aksine bu işin standardını ve başka alternatiflerin varlığını öğrenmek için. Örneğin bir firma sizi 1 gün bekletirken bir başkası 4 saat içinde işinizi çözebiliyorsa, bu hızı avantaja dönüştürebilirsiniz. Veya bu firmadan başka alternatifiniz yoksa, çıkarınız için nazik olmanız gerekecektir.
3) Sorumluluklarını bilin, sözleşmeler, vb
İyi bir tedarikçi ilişkisi için bir başka öneri ise yapması gerekenleri, limitlerini, sorumluluk sınırlarını bilmelisiniz. Sözleşmeniz bu konuda çok açık olmalıdır, değilse hemen ortaya çıkarıp, sözleşmelerinizi netleştirilmelisiniz. Listenizdeki birçok maddenin hep aynı temel sorun olan: “beklentilerde uyumsuzluk” konu başlığında toplandığını göreceksiniz. İşler zorlaştığında, tek çıkışınız aranızdaki sözleşmeler olacağından bunların beklentilerinizle uyumlu olduğuna emin olmalısınız.
4) Onlarla ilgili atıp tutmayın (özellikle umumi alanlarda)
Biri hakkında ne kadar sinirlendiğinize dair şikayet edip, sonradan o kişinin size gelip neden onun hakkında atıp tuttuğunuzu sorguladığı oldu mu? Evet, bu gibi şeyler iş hayatında da her zaman olur. Bir de bu yorumlar özellikle internet gibi herkese açık forumlarda ortaya çıkarsa, daha hızlı gelişir. Birçok kişi ve firmalar, kendileri hakkında internette çıkanlardan hemen haberdar olabilmek için Google Alerts veya benzeri servisleri güncel tutarlar. Doğrusu, birinin yüzüne direk söylemeyeceklerinizi arkalarından söylemeyin veya internette yayınlamayın. Bu bir şekilde size geri dönebilir, hatta dönecektir.
5) Bilin ki başka müşterileri de var
Müşteriler çoğu kez tedarikçinin sahibiymiş gibi veya kendilerinden başka müşteri yokmuş gibi davranırlar. Bazen sizin ulaşmak istediğiniz kişi diğer müşterisiyle ilgileniyor olabilir ve sizin bir başkasını bulmanız gerekir. Uzun dönemli sözleşmeler, sürekli iş ilişkileriniz yoksa acil maillerinize hemen cevap verilmesini bekleyemezsiniz. Onların tek müşterisi sizmişsiniz gibi hizmet beklemek, tedarikçinizi kızdırmanızın en kolay yoludur.
6) Sizden ne istiyorlar öğrenin
Genelde müşteriler problemi tedarikçiye devredip çekilmek isterler. Nasıl bir doktorun kendi başına, dinlenmeyi, ilaç almayı reddeden hastayı iyileştiremeyeceği gibi, genelde tedarikçileriniz de sizin desteğinize ihtiyaç duyarlar. İşin başından sonuna kadar üstünüze düşen görevleri değerlendirin ve tedarikçinin işi yapabilmesi için siz de bu görevleri en iyi şekilde yerine getirin.
7) Kişileri ayrı firmaları ayrı değerlendirin
Çoğu kez tedarikçiler sistemleri gereği ilerleyemez, işleri yolunda gitmeyen müşteriler ise hemen kızmaya hazırdır. Beklentileriniz karşılanmadığında problemin sistemden mi yoksa kişisel kararlardan mı kaynaklandığını sorgulamalısınız. Mesela, geçenlerde teknik desteğe ihtiyacım olduğunda görüştüğüm kişi beni teknik ekibe yönlendirmedi. Ben de kendisine, “Telefon hatlarında mı arıza var, yoksa siz mi bunu gerekli görmüyorsunuz” diye sordum. Meğer işyeri politikaları gereği teknik ekip sadece arama yapabiliyormuş. Hatta onları direk arayabileceğiniz bir numaraları bile yokmuş! Tabi sonradan yetkililer araya girince teknik ekibe yönlendirildim. Aslında firmanın bu kararından dolayı daha tatsız ikinci bir görüşmeyi göze alıp, ilk görüştüğüm kişiye bağırıp çağırabilirdim.
8) Arada onlarla görüşün
Müşteri/tedarikçi ilişkisi ideal olarak bir ortaklıktır. Tedarikçi sizinkilerden farklı olarak kendi yöntemleriyle iş yapacaktır. Nasıl firma politikanıza uyum sağlamalarını bekliyorsanız, siz de birtakım istisnalara göz yummak için hazır olmalısınız. Ödeme örneğine dönersek, tedarikçi sözleşmesinde ne yazdığına bakmadan, ödeme vadesini net 90 gün olarak belirleyen bir firmayla çalıştım. Birçok tedarikçi bu kadar uzun süreli stok ve işçilik maliyetlerini karşılayamadığından çalışmaları imkansızdı. Çalışabilmek için tek yol ise faturaların geçmiş tarihli girilmesini sağlayıp zamanında ödeme almaktı. Aslında müşteri bu konuda biraz esnek olsa daha iyi tedarikçi ilişkileri olacak, bu sayede daha fazla yarar sağlanabileceğini söylemeye gerek bile görmüyorum.
9) Beklentilerinizin öğrenilmesini erkenden sağlayın
Eğer tedarikçiniz sizden çok daha büyük ve birtakım katı kuralları, prosedürleri olan bir firmaysa, müşteri olarak kendinizi ezik hissedebilirsiniz. Beklentilerinizi ne kadar erken açıklarsanız, karşılanıp karşılanmayacağını ve nasıl olacağını o kadar çabuk öğrenirsiniz. Bunun için en iyi zamanlama, tabi ki ilk görüşmelerdir ve bunların sözleşmelerde hazır bulundurulması gerekir. Yine de sözleşmelerde yer almayan bir çok konu olur. Ancak tedarikçinizle görüşünce hangilerinin karşılanabileceğini anlarsınız. Görüşmezseniz hüsrana uğrayan, kaybeden siz olursunuz.
10) Unutmayın: Onlar da insan!
Tedarikçileriniz hata yapar, aynen sizin de yaptığınız gibi. “Ben bu işi tedarikçiye verdim çünkü benden daha iyi yapabilirler” deyip, her aksi durumda tepelerine binmek kolaydır. Bazen kızmakta haklısınızdır, gerçekten işi berbat ederler. Ama çoğu zaman, tıpkı kendi çalışanlarımızın yapabilecekleri gibi bizim de yaptığımız aptalca hatalardır. Sadece ilişkiniz zedeleneceğinden, küçük hatalarda küplere binmenize gerek yoktur.
Metnin orijinaline aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz;
Justin James @ TechRepublic (20 Eylül 2011)